La factura de formación bonificada forma parte de la documentación que permite justificar el servicio realizado. Por eso, al recibirla, conviene comprobar tanto los datos fiscales como la información que identifica el curso: su denominación, el grupo, las fechas, las horas y los participantes.
Una descripción incompleta, un NIF incorrecto o unas fechas que no coinciden con el expediente pueden obligar a solicitar aclaraciones o correcciones al proveedor. Revisar estos detalles facilita el trabajo de administración y ayuda a mantener una documentación coherente.
La financiación del curso y la recuperación del gasto se explican en nuestro artículo sobre quién paga la formación bonificada. En este caso, nos centramos en el contenido de la factura y en las comprobaciones que conviene realizar antes de archivarla.
Los datos fiscales de la factura
Una factura de formación debe cumplir los requisitos de facturación que correspondan a la operación. En una factura completa, esto incluye el número y, cuando proceda, la serie; la fecha de expedición; y la identificación fiscal del emisor y del destinatario.
Es necesario revisar que el nombre o la razón social, el NIF y el domicilio sean correctos. El nombre comercial de una empresa puede resultar reconocible, pero no sustituye a su identificación fiscal.
También deben figurar la descripción del servicio, los datos necesarios para determinar su importe y el tratamiento del IVA. Cuando la fecha de la operación sea distinta de la fecha de expedición, deberá quedar reflejada. Si la operación está exenta, la factura debe incluir la indicación correspondiente. Estos requisitos están recogidos en el artículo 6 del Reglamento de facturación.
La revisión no debe limitarse a comprobar que los campos están cumplimentados. Hay que contrastarlos con la contratación y con el servicio efectivamente prestado.
La información que permite identificar la formación
Además de los datos fiscales, la factura debe permitir relacionar el gasto con la formación correspondiente.
En sus preguntas frecuentes sobre formación programada por las empresas, FUNDAE indica que las facturas de los formadores externos deben contener, al menos:
- La denominación de la acción formativa.
- El código de la acción y del grupo.
- La descripción del servicio prestado.
- Las fechas de inicio y finalización de cada grupo bonificado.
- El número de horas de formación facturadas.
- El número de participantes por grupo.
Estos datos permiten contrastar la factura con el expediente del curso. El código de grupo, por ejemplo, ayuda a distinguir distintas ediciones de una misma acción formativa.
Conviene comprobar también la modalidad de impartición. Identificar si la formación ha sido presencial, mediante teleformación o mixta facilita la revisión conjunta de la documentación.
Cómo revisar el concepto de la factura
El concepto debe explicar qué servicio se ha prestado. Expresiones como «servicios de formación» o «curso para empleados» pueden resultar demasiado genéricas si no van acompañadas de información que permita identificar la actividad.
Una descripción clara recoge el nombre del curso y los datos que lo vinculan con su acción y grupo. También permite reconocer el alcance del servicio: impartición, organización u otras prestaciones contratadas.
Cuando se facturen servicios diferentes, es conveniente que estén desglosados. Esto facilita comprobar qué incluye cada importe y evita tener que interpretar una cantidad global a partir de presupuestos, contratos o correos.
Si una factura reúne varios cursos o grupos, la información debe permitir relacionar cada servicio y su importe con la formación correspondiente. Las orientaciones de costes de FUNDAE ofrecen criterios para preparar los soportes justificativos.
Fechas, horas y participantes: comprobar la coherencia
Una vez identificado el servicio, el siguiente paso es contrastar los datos de ejecución.
La fecha de expedición de la factura y las fechas de impartición cumplen funciones diferentes. La primera indica cuándo se emite el documento; las segundas sitúan el desarrollo del curso. No tienen por qué coincidir, pero deben estar correctamente reflejadas.
Las horas también requieren atención. La duración de la acción formativa debe distinguirse de cualquier cálculo agregado por participante. Si varias personas realizan un mismo curso, su asistencia no modifica la duración individual de la formación.
En cuanto a los participantes, comprueba que el número facturado sea coherente con el servicio contratado y realizado. Si detectas diferencias con la documentación del expediente, solicita una aclaración antes de dar la revisión por terminada.
Lo mismo ocurre con el precio. Debe entenderse si se ha establecido por participante, por grupo, por hora o por otro servicio concreto. Esa unidad debe ser coherente con el cálculo del importe.
Qué comprobar sobre el IVA
Que una formación sea bonificable no determina por sí solo su tratamiento en el IVA.
La Agencia Tributaria contempla exenciones para determinadas actividades educativas y de formación profesional, con las condiciones que correspondan. Por tanto, el tratamiento fiscal debe revisarse atendiendo al servicio concreto y a las circunstancias en las que se presta. La referencia oficial puede consultarse en el apartado de exenciones relativas a actividades educativas de la AEAT.
Si la operación está exenta, revisa que la factura lo indique. Una operación exenta no equivale a una operación gravada al 0 %.
Cuando aparezcan varias prestaciones y existan dudas sobre su tributación, corresponde pedir al proveedor que aclare el tratamiento aplicado. La expresión «formación bonificada» no sustituye esa comprobación.
Qué hacer si la factura está incompleta o contiene errores
No todas las incidencias se resuelven de la misma manera. Es necesario distinguir entre la falta de información complementaria sobre el curso y un error que afecte a los requisitos fiscales o a los importes.
Cuando falten datos de la formación, FUNDAE permite adjuntar un certificado o anexo emitido por el proveedor, en el que se identifique el número de factura y se incorpore la información requerida. Esta posibilidad aparece recogida en sus preguntas frecuentes.
Si existe un error en el NIF, en los importes o en el IVA, debe solicitarse al emisor la rectificación que proceda. El artículo 15 del Reglamento de facturación regula los supuestos de emisión de facturas rectificativas.
Un anexo destinado a completar la información del curso no sustituye una rectificación fiscal necesaria. Tampoco corresponde a la empresa receptora modificar por su cuenta el documento recibido.
Para facilitar la corrección, conviene comunicar al proveedor el número de factura, el dato afectado y la información correcta que pueda acreditarse. Después, los documentos complementarios o rectificativos deben conservarse relacionados con la factura original.
La factura dentro del expediente de formación
La factura debe poder leerse junto con el resto de la documentación del curso. Su contenido tiene que ser coherente con la contratación, la identificación de la acción y el grupo y las evidencias de ejecución.
Antes de cerrar la revisión, comprueba que puedes reconocer quién presta el servicio, qué se ha facturado, a qué formación corresponde y cómo se obtiene el importe. Si alguna de estas cuestiones no está clara, solicita la aclaración documental.
Una factura correctamente emitida facilita la justificación del gasto, aunque por sí sola no acredita el cumplimiento de todos los requisitos de la formación bonificada. Su utilidad está en formar parte de un expediente completo, ordenado y coherente con la actividad realizada.