Configurar Outlook para empresas

configurar outlook en empresas

No es lo mismo tener un correo electrónico personal que uno corporativo, el personal solo nos sirve para temas del día a día, donde únicamente nos conformamos con gestionar y recibir mensajes de los sitios o plataformas de interés.
Pero cuando das el siguiente paso con un emprendimiento o una empresa, es fundamental contar con un correo corporativo, ya que te permitirá tener una dirección en la cual resalte el nombre de tu marca, disponer de un espacio de almacenaje mayor, y administrar eficientemente los correos importantes de tus clientes y socios.
Además, transmites mucha confianza ante un potencial lead y otras empresas a las que te gustaría ofrecer un producto/servicio o quieras establecer una relación laboral.
En la actualidad, el correo electrónico sigue siendo una herramienta muy utilizada en el Marketing Digital, porque es un excelente medio para concretar vínculos B2B y vender nuestra propuesta de valor.
Es por eso que, en el artículo de hoy, te enseñaré a configurar Outlook para empresas. De esta manera podrás dar tus primeros pasos con un email corporativo.

Requisitos previos para configurar Outlook empresarial

Antes de iniciar con el procedimiento es necesario que realices unos pasos previos para configurar tu correo empresarial.

Como lo es:

1. Contratar un hosting de correo electrónico

Si aún no lo sabes, para poder tener un email corporativo debes contratar un hosting, porque se necesita de un servidor que guarde toda la información.

En este caso tienes 2 opciones, la primera se basa en contratar un plan convencional de hosting (un paquete) que incluya el correo empresarial entre sus características.

Lo bueno de esta alternativa es que existe la posibilidad de que te regalen un dominio por un año, así puedes comenzar con la preparación de tu web si todavía no la tienes creada.

La segunda opción, depende de si tienes una web o no, si ya cuentas con una, puedes adquirir un plan especializado para correos corporativos.

Estas opciones se pueden presentar de acuerdo a la empresa de alojamiento.

2. Crea y configura el email empresarial

Luego de contratar el alojamiento, crea el correo desde el panel que maneja el proveedor de hosting, que puede ser cPanel, Plesk, o VestaCP. A veces la propia compañía tiene su propio panel.

Al final, si no tienes idea, puedes realizar una búsqueda rápida en Google o mandar un ticket al soporte.

Luego de crear la dirección, simplemente te quedaría configurar el correo corporativo para empezar a enviar y recibir mensajes.

Esto solo es posible con un cliente de correo, es decir, el programa con el que lograrás gestionar los mensajes.

La mayoría de los proveedores ya tienen este programa y no es preciso que lleves a cabo algún ajuste adicional.

El programa se llama “Webmail”, es el más popular y utilizado por su simpleza e intuitividad. Entonces, conseguirás el acceso para que puedas ver tu buzón desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. 

Por otro lado, también es una realidad que no todas las compañías de alojamiento brinden esta clase de servicio, igualmente muchas personas optan por usar Outlook, un cliente de correo incorporado con la Suite Office de Windows.

El problema surge cuando los usuarios no tienen el conocimiento mínimo sobre informática, el cómo utilizar un ordenador o saber solucionar algunos inconvenientes básicos.

Esto se ve reflejado en Outlook para empresas, porque se requiere de cierto conocimiento para configurar el cliente y dar inicio a la presencia online.

Pero no te preocupes, porque en el siguiente apartado te explicaré el paso a paso con los distintos dispositivos.

¿Cómo configurar una cuenta de Outlook para empresas?

Ahora vamos a empezar con el procedimiento según el tipo de dispositivo.

Configuración desde el ordenador

Si estás desde un ordenador, abre la herramienta de Microsoft y haz lo siguiente:

    1. Despliega la opción Archivo y clica en Configuración de la cuenta.
    2. A continuación, se desplegará una ventaja para configurar la cuenta con múltiples pestañas. Nosotros solamente nos vamos a dirigir a la que dice Configuración de la cuenta luego a Correo electrónico > Nuevo para llevar a cabo el procedimiento.
    3. Nos aparecerá una nueva ventana donde tendremos que colocar la dirección de correo corporativo para configurar Outlook. Después, debemos escoger entre hacer una configuración por POP3 o IMAP.
    • POP3: esta opción se vincula con el servidor para efectuar descargas locales en un dispositivo, lo malo es que borra los mensajes alojados en el servidor para solo almacenarlos localmente.
    • IMAP: igualmente se vincula con el servidor, pero en este caso, podemos enviar mensajes que quedarán alojados en el servidor para ser visualizados desde cualquier dispositivo. Todos los cambios realizados no se perderán porque estarán intactos en el servidor.
    • Recomendación si quieres acceder desde cualquier dispositivo: efectivamente el IMAP.
    1. Justo en este momento, nos solicitará la información del servidor de correo entrante y saliente con los puertos de cada uno junto al medio de cifrado. Esto lo encontrarás en el servicio de hosting contratado.
    2. Una vez confirmes lo anterior, se sincronizarán los mensajes de tu correo y ya tendrás la cuenta empresarial totalmente lista.

Configuración desde el móvil

Si eres una persona que se mueve mucho y casi no está cerca del ordenador, lo mejor es que administres tu correo desde el dispositivo móvil.

De esta forma podrás responder y enviar mensajes desde cualquier lugar, los pasos a seguir son los siguientes:

    1. Bajar la App
    1. La aplicación nos pedirá el correo electrónico empresarial de Outlook que creamos, al pasar a la siguiente sección, tendremos que escoger la configuración de cuenta por IMAP, colocar la clave de la cuenta, un nombre y una breve descripción.
    2. Dentro, en la zona inferior de tu pantalla verás un pequeño interruptor para activar las opciones avanzadas y especificar la información del servidor de correo entrante y saliente. Nuevamente, estos datos son facilitados por el hosting.
    3. Al finalizar, se sincronizarán todos los mensajes de tu email empresarial y ya estarás listo para iniciar con la gestión de tus correos.

Conclusión

Recuerda que no está bien visto usar un correo personal para manejar una empresa, debes optar por uno corporativo para reflejar y cuidar tu imagen.

Con todo lo que has leído hasta el momento, estoy seguro de que en pocos minutos tendrás ese email empresarial que tanto necesitas.

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